INTRODUCCIÓN
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo .
Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.
Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.
Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.
Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.
INICIAR EXCEL 2013.
Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio, iremos a una pantalla con un nuevo menú. Para poder encontrar la aplicación de Excel deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo , situado en la esquina inferior izquierda.
Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de Excel en pantalla, deberemos dejar el puntero del ratón en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocará que se desplace el listado de aplicaciones. También podemos utilizar la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la pantalla para desplazarnos hasta encontrar el icono de Excel. Una vez localizado el icono acompañado del texto Excel 2013, sólo deberemos pulsar en él para abrir una nueva hoja de Excel.
- Desde el icono de Excel del escritorio si se nos ha instalado este acceso directo al instalar Office.
Puedes iniciar Excel 2013 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo Trabajar con dos programas a la vez , para que puedas seguir el curso mientras prácticas.
Para cerrar Excel 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón,este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.
- También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
- Hacer clic sobre el menú y elegir la opción .
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:
Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales.
La ficha Archivo
Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.
Contiene elementos como: Información, Imprimir, Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. Si hacemos clic en ellas se nos mostrará un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en el icono con forma de flecha situado en la esquina superior izquierda.
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar .
La barra de acceso rápido
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello, desplegaremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic sobre el pequeño icono con forma de flecha negra hacia abajo, situado a la derecha de los botones que describíamos anteriormente. En el desplegable que aparece, si haces clic en una opción esta aparecerá marcada y aparecerá en la barra de acceso rápido. De forma similar, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....
La cinta de opciones
La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.
Las fichas principales son:
Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.
- Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2013 visualices otras fichas con más opciones. Esto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades.
Esta integración permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de estas fichas, puedes hacerlo desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. Si quieres ver con detalle cómo hacerlo, visita el siguiente avanzado de personalización del entorno. Además, si acostumbras a personalizar los programas que utilizas es posible que también te interese aprender cómo exportar e importar la personalización del entorno en Excel 2013.
- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botón con forma rectangular con una flecha en su interior, que encontrarás en la zona superior derecha .
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida ysencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de estado
Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2013, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel 2013 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación: .
Selección de un rango de celdas:
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
También puedes indicar un rango a seleccionar, es decir, seleccionar de la celda X a la celda Y. Haz clic sobre una celda, mantén pulsada la tecla Mayús (Shift) y luego pulsa la otra.
Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.
Selección de una hoja entera:
Hacer clic sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 o pulsar la combinación de teclas Ctrl + E.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
SÍMBOLOS DEL MOUSE
Seleccionar Trasladar Controlador de relleno
Seleccionar: Para seleccionar una o varias celdas.
Trasladar: Para mover los datos a otras celdas.
Controlador de relleno: Para copiar fórmulas.
Seleccionar Trasladar Controlador de relleno Seleccionar: Para seleccionar una o varias celdas. Trasladar: Para mover los datos a otras celdas. Controlador de relleno: Para copiar fórmulas.
HOJAS EN EXCEL
Excel es un libro formado por hojas de cálculo, se pueden realizar operaciones (cambiar el nombre, nueva/mover/eliminar hoja o sacar una copia) sobre las hojas…para ello se da clic derecho sobre alguna hoja.
Cambiar el nombre de una hoja
1) Clic derecho sobre el nombre de la hoja (por ejemplo sobre ―Hoja1‖).
2) Clic en la opción Cambiar Nombre.
2) Clic en la opción Cambiar Nombre.
3) Escriba el nuevo nombre que llevará la hoja.
4) Presione Enter.
Insertar una nueva hoja
1. Clic derecho sobre una hoja de Excel (hoja anterior a la nueva a ingresar).
2. Opción Insertar.
3. Clic en el botón Aceptar.
También puede utilizar el botón ―Insertar hoja de cálculo‖.
También puede utilizar el botón ―Insertar hoja de cálculo‖.
Mover una hoja
1) Clic sostenido a la hoja hasta la nueva posición.
2) Al momento de aparecer la flechita, suelte el clic.
Sacar una copia de una hoja
1) Clic derecho sobre la hoja.
2) Clic en Mover o Copiar.
3) Seleccione la hoja.
4) Marque el casillero ―Crear una copia‖.
5) Clic en Aceptar.
Eliminar una hoja
1) Clic derecho a la hoja a eliminar.
2) Clic en la opción Eliminar.
3) Al mensaje de confirmación de clic en el botón Eliminar.
CONTRASEÑA DE EXEL
Excel 2013 nos permite proteger nuestros libros de trabajo mediante contraseñas.
Existen dos tipos de contraseñas:
Contraseña para abrir: para que sólo puedan acceder al libro aquellas personas que conocen la contraseña.
Contraseña de escritura: para que cualquiera pueda acceder al libro de trabajo, pero solamente lo puedan modificar aquellas personas que conozcan la contraseña.
Las contraseñas pueden tener como máximo 15 caracteres, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas.
Si deseas proteger el acceso a libros de trabajo, sigue los siguientes pasos:
Elegir Guardar como de la pestaña Archivo, dejar seleccionada la opción Equipo y pulsar Examinar.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón .
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones generales.
Escribir la contraseña en el recuadro Contraseña de apertura o en el recuadro Contraseña de escritura dependiendo del tipo de protección que quieras aplicar.
Al escribir la contraseña aparecerán ***** para que nadie pueda verla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Volver a escribir la contraseña en el recuadro.
Hacer clic sobre el botón Aceptar para salir de la confirmación.
Si las contraseñas no coinciden, Excel 2013 nos pedirá volver a introducirlas.
Hacer clic sobre el botón Guardar para cerrar el cuadro.
El efecto de la protección al acceso de libros de trabajo se comprueba a la hora de abrirlo.
Si hemos utilizado una contraseña para abrir, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y pulsamos Aceptar. Excel 2013 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste.
Si no conocemos la contraseña, Excel 2013 no nos dejará abrirlo.
Si hemos utilizado una contraseña de escritura, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Si conocemos la contraseña, la escribimos en el recuadro y pulsamos Aceptar. Excel 2013 recuperará el libro para poder realizar cualquier modificación sobre éste.
Si no conocemos la contraseña, podremos pulsar el botón Sólo lectura en cuyo caso Excel 2013 lo abrirá pero cualquier modificación se tendrá que guardar con otro nombre.
Si queremos borrar una contraseña, tenemos que abrir el libro con la contraseña para tener la posibilidad de modificarlo y, a continuación, realizar los mismos pasos que a la hora de ponerla pero borrando lo que hay en el recuadro de contraseña.
AMBIENTE DE TRABAJO DE EXCEL
Entre las partes más generales de Excel se encuentra la ventana de aplicación y la ventana de trabajo. Además contiene la barra de fórmulas de gran importancia durante la edición de datos.
La ventana de trabajo presenta los siguientes elementos:
Fila: Conjunto de celdas consecutivas horizontalmente; se representa por un número. Columna: Conjunto de celdas consecutivas verticalmente; se representa por una letra.
Celda: Cada cuadricula es una celda; la celda seleccionada (de color negro) se llama celda activa (se le conoce por el título de la columna y fila…en la figura de arriba la celda activa será A1).
FUNCIONES DE ECXEL
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